理美容室で使われるカルテの役割は？記載内容や作るときのポイント

お客さまに関する基本的な情報は、理美容室の経営戦略を立てるときにも活用できる、とっても重要な情報。

例

・お客さまの名前

・性別

・生年月日

・住所

・前回の来店日

こういった情報がわかれば、お客さまの分析や、今後どのようなお客さまをさらに集客すると良いかなどに活用できるメリットもあるんだって。そして、こういったお客さまの基本的で重要な情報が、きっちりとまとまっていると、担当スタッフから他スタッフへの連携もスムーズになるね！

カルテには、お客さまとのコミュニケーションに役立つ情報として会話の内容も記録している理美容室が多いみたい。

「髪に関する内容」はもちろん「プライベートのことなどの何気ない会話」を書き留めておくと、施術のヒントになることもあるし、理美容師さんがジブンのことをしっかり覚えてくれている（理解してくれている）と、お客さまも嬉しくなる！

もちろん、カルテがなくても、会話の内容を覚えていることもあると思うけど、カルテにきっちりと内容を残しておけば、スタッフ全員に簡単に共有ができるから、お店全体でお客さま理解を深めることができるね。

会話ひとつでお客さまの気持ちは変わるから、しっかりカルテにメモして、お客さまが理美容室で過ごす時間を心地よいものに。

ヘアスタイルや髪質はお客さま1人ひとり違うし、髪質に合わせて施術内容も変わってくる。だから、「お客さまがどのような髪質」で「髪がどのような状態」なのかの記録は、とっても大切な情報。

もしかしたら、季節によって髪の細さやクセが変わることがあるかもしれないし、過去の施術などで髪がダメージを受けていることがあるかもしれない。そして、本人は気付いていない、理美容師さんだからこそ気付く変化もきっとあるよね。今の状態だけでなく変化も把握したうえで施術をしてもらえると、よりお客さま満足度がアップするし、信頼してもらえることにもつながるね。

カットはもちろん、パーマやカラー、ヘッドスパなどの施術内容は、カルテにもれなく記載しているんだと思うけど、施術した内容だけでなく、お客さまのリクエストに応えられなかった内容などを書くのもいいみたい。

髪の長さや髪質、髪の状態、施術履歴によっては、お客さまのリクエストにお応えできない場合もある。そんな時、お客さまのリクエストと、それが実現できなかった理由、提案した代替案も含めて書いておく。そして、その代替案へのお客さまの反応や感想も合わせて記載しておくと、その代替案が”あり”か”なし”かを残しておけて、同じ状況になった時のヒントにもなるから、なんだって。

こうしてお客さまの喜びポイントを知っていくためのヒントをカルテにどんどん追加で書き留めていくことが、お客さまの満足度アップにつながっていくんだね。

どのような薬剤を使って、お客さまの髪や頭皮にどんな影響があったかも、細かくカルテに記入すると◎。この情報があれば、トラブルがあったときも、適切な対応がしやすくなる。

例えば、万が一お客さまに皮膚トラブルがおきて病院に行くことになった場合、カルテの情報を元に使用した薬剤の成分を伝えられたら、適切な治療につながる。とっても重要な情報！

なかでも重要なのがアレルギーの情報。カウンセリングでアレルギーの申告があった場合は、薬剤選びに特に注意が必要になる。だから、カルテにも情報をしっかり強調して残して、次回以降の来店時には、スタッフの誰が担当しても対応できるようにしておく必要があるんだね。

理美容室では、色々な店販品を取り扱っているよね。

店販品に関しては、お店の売上に直結するから、おすすめして購入してもらった商品情報やその店販品に対するお客さまの感想などもカルテにしっかり記録することが必要。

また、おすすめしたけど購入してもらえなかったという場合にも、その理由をしっかりとヒアリングしてカルテに記載するほうがいいみたい。

そうすることで、お客さまの好みを把握していくことができ、別の店販品のおすすめも可能になるし、他のお客さまへの接客時の展開がしやすくなる（「この商品売れてるんですよ！」や「こういう髪質の方にに好評です！」など）。

最近はオンラインで店販品を購入できるサービスもあって「理美容室では購入しなかったけど、後日オンラインストアで購入した」なんてことも増えているみたいだから、そういった記録もしっかり残したいよね。

お客さまに長く通ってもらうには「飽きさせない」ことも重要な条件なんだって。

たしかに、TABEちゃんの周りでも、理美容室を変えた理由を聞くと、毎回同じ髪型になるから飽きたなんて聞くことも...。だから、お客さまを飽きさせないための工夫として、次回の提案内容をお客さまの髪質やスタイルに合わせながら、トレンドなんかも取り入れて事前に考えておくことも大事みたい。

だから、お客さまの要望や髪質、髪の状態、会話内容などをしっかりカルテに残しておくことが重要なんだね。わかってきたよ。

お客さまが何気なくサラッと言った一言が、お店をまた利用してもらうためのお客さまの喜びポイントを知るための大事なポイント…なんてこともあるみたい。

例えば、お店の雰囲気、ライトの明るさ、流れている音楽など…色々なお客さまの感想を集めれば、お店全体での改善点も検討できるよね。

「ちょっと○○だけど、満足です」と言ったその○○こそ、もっと満足してもらうために大切なポイントかもしれない。次はもっと満足してもらいたい！そんな気持ちでカルテを作るようにするといいんだね。

🖊TABEMO(TABE-MEMO)

最近は、紙カルテから電子カルテに変える理美容室も増えているんだって。電子カルテは、共有のしやすさや、検索のしやすさ、また利用するサービスによっては顧客管理とシームレスにつながって、経営改善のための分析などもできるものもあるんだって。すごいね「SALONPOS LinQ2」。てへ(^_-)-☆